マンション管理組合へのサポート | マンション管理会社のレーベンコミュニティ

管理組合のサポート

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管理組合のサポート

支援サービスと概要

私たちは、SQMS®（サービス品質管理システム）に則して、4つのカテゴリーから管理組合への支援サービスを総合的に企画展開します。

財務管理支援サービス

会計業務、出納業務、督促業務、税務相談
運営管理支援サービス

理事会支援業務、総会支援業務、組合情報管理業務、情報収集、分析、フィードバック
現場管理支援サービス

管理員業務、フロントサービス業務、日常清掃業務、定期清掃業務
資産管理支援サービス

長期修繕計画案作成業務、点検業務、遠隔監視および緊急対応業務、スマイラックス24コールセンター業務

財務管理支援サービス

管理組合の出納収納・支払代行や決算・予算案作成を通し、組合財務の代理として、安全・信頼される業務プロセスをもって予算に沿った組合運営を支援します。
また、収益事業を行っている管理組合には提携する税理士の紹介等も行います。

1会計業務

月次収支報告書作成
決算書作成
収支予算素案作成

2出納業務

管理費等の収納

「マンションの管理の適正化の推進に関する法律」で規定されている「イ方式」を採用しています。

管理組合の収入・支出・積み立ての流れ

通帳等の保管等

金融機関届出印は管理組合で保管、通帳は私たちでお預かりし、分別保管を徹底しています。

管理費、修繕積立金通帳の保管、保証制度への加盟

私たちは、「マンション管理の適正化の推進に関する法律」による一般社団法人マンション管理業協会の保証機構会員に加盟して組合の財産保全に万全を期しています。 ※創設から現在まで、国交省の行政指導を頂いたことはございません。また、出納業務による不正も一切ございません。

3督促業務

管理費等滞納者に対する督促

滞納状況は、管理者に対して「未収納リスト」で毎月ご報告します。未収金督促は、早期対応が肝心ですので長期化しないように理事会の皆様と早期に情報を共有化し、規定・品質基準書に沿って計画的に対策をご提案します。

4税務相談

今日では、「駐車場を外部に賃貸している」「屋上に通信事業者の無線基地局を設置させている」といった
収益事業を行っている管理組合も少なくありません。そのような場合は、税理士など税務申告に関わる専門家をご紹介します。

運営管理支援サービス

管理組合の理事会・総会運営補助や消防訓練等のイベント開催から、トラブル解消のお手伝いまで多岐にわたって組合運営をサポート。居住者の年齢層や家族構成、地域性、経過年数等によって変化するマンション運営課題を、情報収集した上で分析し、居住者のニーズを捉えた運営企画をご提案します。

1理事会・総会等支援

各理事会・総会の開催、運営支援

資料の配布や会場の手配・設営など、会議の形態に合わせた開催のお手伝いをします。また、理事会、総会で出された意見・質問に対して適切な回答をします。
イベント、訓練、講習会等の開催支援

管理組合主催イベントの企画のお手伝いをします。参加率を高め「実施して良かった」と感じていただける企画作りをご提案します。
広報作成支援、掲示・配布活動

お知らせ文、注意文など、広報資料を作成・掲示・配布します。マナーアップによる快適な住環境づくりをお手伝いします。
課題解決に関するご提案

マンション運営管理には多様で様々な問題が発生します。しかしながら、そのカテゴリーは殆ど類型化されています。経験とノウハウの蓄積から、貴管理組合に最適なソリューションをご提案します。

2組合情報管理

管理組合の情報はファイルに整理し鍵のかかる書庫にてしっかり保管します。
限られたスペースを有効活用します。

弊社では2008年にプライバシーマークを取得しています。お客様の大切な個人情報を保護するために構築した個人情報保護マネジメントシステム（PMS）を、適切に運用いたします。

3リサーチ・分析・フィードバック

私たちは、顧客満足（CS）向上及び業務プロセス改善の視点により、理事会、居住者に対してヒアリングやアンケートといったモニタリング活動を行なっています。また、スマイラックス24（24時間コールセンター）やスマイラックス誌（専有部季刊誌）、お客様相談室を通して寄せられたご意見やご要望も、品質管理部門に集約され、一元管理されます。
管理組合の課題クリアに向けて、居住者の総意を集約させていくアプローチ方法は私たちの得意とするところです。
それらは、プロセスに基づいて調査分析され、顧客や業者、私たちの業務システムに確実にフィードバックされています。

現場管理支援サービス

管理員・清掃員業務、定期清掃業務を行うサービスです。巡回点検での確認、定期清掃・日常清掃、居住者からの相談受付など、居住者の皆様が心地良く生活するためのご支援となり、マンションコミュニティの形成の基となるご支援です。

1管理員業務（受付、点検、清掃、立ち会いの各業務）

2日常清掃業務（清掃員）

3定期清掃業務

管理員・清掃員の指導

毎月1回以上、必ず私たちレーベンコミュニティのスタッフがマンションにお伺いし、管理員・清掃員の品質の向上のために指導をおこなっています。

1指導員のヒアリングおよび管理員指導

2フロント担当者による巡回指導

資産管理支援サービス

契約に基づく外装・設備等の各種点検や、中長期的な修繕・資金計画の立案、修繕工事の提案など、良好な建物環境維持を目的とします。マンションの資産価値に直接影響するご支援となり、計画的かつタイムリーなご提案を心掛けます。

1長期修繕計画案作成業務

これまで管理に携わった豊富な物件データを基に、各種工事の修繕時期を記した50年間の修繕計画目安表を作成しています。
この目安表を役立てて長期修繕計画を作成します。

2点検業務

私たちのスタッフがマンションにお伺いし、敷地から建物、設備に至る共用部の外観目視点検をおこなっています。

大規模修繕工事実施に向けた流れ

・外壁改修工事などの大規模修繕工事の計画の際には、一級建築士事務所としてコンサルタント業務も承ります。
・必要に応じて中国語版の工事説明会資料を用いるなど、お住まいの方の多様なニーズにもお応えしています。

管理組合様から見た大規模修繕工事の主な発注方式

マンションの大規模修繕工事の工事内容ご提案フロー

大規模改修工事の基となるのが「修繕設計」です。現地調査をもとに、修繕すべき工事範囲について、どのような材料や工法、仕様で修繕すべきかを明らかにする工程です。

STEP01

基本設計

工事の範囲や仕様を現場確認しながら、管理組合様のご要望を考慮した工事内容を計画、検討します。
STEP02

実施設計

基本設計で決定したプランに基づき、各工事項目について記した工事仕様書や、図面、工事範囲の写真集を作成します。本工事仕様書は、施工業者選定時の提出書類となり、各社は同条件で見積書を作成することが可能となるので、コストを比較しやすくなります。
STEP03

設計予算書の作成

工事項目、仕様、単価、数量、金額を含んだ工事の概算見積書を作成します。
STEP04

資金計画作成

設計予算を踏まえ、工事金額を支払う時期の修繕積立金残高を見据えた資金計画表を作成します。同時に長期修繕計画書を見直し、必要に応じて長期的観点から工事の実施時期や収支計画の改善方法についてのご提案も実施します。
STEP05

管理組合説明

理事様、修繕委員様をはじめ、居住者の皆様を対象に修繕工事計画の中間報告を行い、ご意見を伺います。