個人情報の取扱いについて

1．当社の個人情報保護体制について

当社はお客様と従業員の個人情報を守るため、JIS Q 15001に則り個人情報保護マネジメントシステムを構築し、個人情報が適正かつ適切に取り扱われるよう保護体制を明確にしています。当社の個人情報保護管理者および連絡先は、次の通りです。

個人情報保護管理者

• 経営管理本部　総務人事部　部長
  〒105-0011 東京都港区芝公園2-4-1 芝パークビルA館13階
• TEL：03-6876-3470
  FAX：03-6890-7710

2．当社が取扱う個人情報の利用目的

(1) 個人情報を取得する場合の利用目的

当社は、以下の利用目的の範囲内で個人情報（お名前・ご住所・生年月日・性別・電話番号・emailアドレス・勤務先・役職など）を取得し、取り扱います。
なお、直接書面にて個人情報を取得する場合は、その都度、利用目的を明示します。

1. ① お問合せの際に提供されるお客様情報
   お問合せへの対応及び対応自体を迅速に行うため
2. ② リフォーム工事に伴うお客様情報
   • a) リフォーム工事請負に関する業務遂行のため
   • b) アフターフォローのため
   • c) お客様へのリフォーム工事関連情報ご提供のため
   • d) お問合せに対して迅速に対応するため
3. ③ 季刊誌「Smilax」アンケート
   • a) プレゼントご当選者の方へのプレゼント発送のため
   • b) アンケート集計のため
   • c) ご要望により、管理業務に関するご質問へ当社から回答するため
   • d) ご要望により、当社から資料を送付するため
4. ④ ウェブサイト経由でのお問合せ
   お問合せの対応を迅速に行うため
5. ⑤ 不動産の賃貸及び売買の仲介及び代理
   • a) 不動産の賃貸、管理、仲介等の取引に関する契約の履行、情報、サービスのご提供のため
   • b) a)の利用目的の達成に必要な範囲での個人情報の第三者提供
   • c) 当社が扱う不動産に関する保険の契約の履行、情報、サービスのご紹介のため
   • d) 不動産・インテリア・リフォームに関連する当社及び当社提携先の商品、サービスのご紹介のため
   • e) 当社が実施するアンケートへのご協力依頼のため
6. ⑥ 介護保険事業および健康増進事業
   • a) 介護保険事業のサービス提供に関する利用者との契約履行のため
   • b) 健康増進事業のサービス提供に関する利用者との契約履行のため
   • c) 本事業利用者に適切な介護サービス等を提供するため
   • d) 本事業利用者の健康管理を行うため
   • e) 介護サービス担当者会議等で、本事業所従業員間の連携のため
   • f) 医療機関、居宅介護支援事業者、他介護保険事業者との連携のため
   • g) 介護保険利用料請求業務を遂行するため
   • h) 法令に基づき公的機関等へ個人情報を提供するため
   • i) 健康増進事業のサービス提供に関する各種のご案内・ご連絡のため
   • j) 研究協力に伴う学術論文作成および発表のため
   • k) ご利用者様及び当社従業員の映像・写真・音声をビデオ録画するため
7. ⑦ 採用・求人及び選考に際し提供される応募者情報
   • a) 採用・求人活動応募者への情報提供及び連絡のため
   • b) 選考活動のため
8. ⑧ 当社従業員の個人情報
   • a) 法律上要求される諸手続き・届出のため
   • b) 給与等の支払いに伴う業務のため
   • c) 雇用および人事管理のため

(2) 個人情報の委託・第三者提供を受ける場合の利用目的

当社が委託を受ける際に開示された「個人情報」の「利用目的」は以下の通りです。

1. ① 管理委託契約に基づく業務遂行のため管理組合より預託された管理組合員の個人情報
   • a) 管理組合との管理委託契約に基づき業務を遂行するため
   • b) 緊急時の連絡のため
   • c) 緊急対応業務の基本情報取得のため
   ※なお、管理組合から預託された管理組合員の個人情報は、当社の保有個人データには該当しません。
2. ② 保険代理業務におけるご契約情報
   保険会社より保険代理業務の委託を受けて、当社が取り扱う各種保険に関連するサービスを提供するため
   ※なお、当社に対し保険代理業務の委託を行う保険会社の利用目的は、各保険会社にお問い合わせください。取扱保険会社の一覧は下記のとおりです。
   http://www.l-community.co.jp/insurance/company/index.php
3. ③ リフォーム工事におけるご契約情報
   リフォーム工事のご契約に基づく業務遂行のため
4. ④ 不動産売買・賃貸におけるご契約情報
   不動産売買・賃貸業務遂行のため

また、当社が第三者提供を受ける「個人情報」の「利用目的」は以下の通りです。

1. ① 人材紹介会社から提供された個人情報
   採用・選考活動のため

(3) 個人情報の共同利用について

当社では、個人情報の共同利用は行っておりません。

(4) 匿名加工情報について

当社では、匿名加工情報の取扱いは行っておりません。

3．個人情報の第三者提供

当社は、以下の場合を除き、お客様より取得した個人情報について、あらかじめお客様の同意を得ることなく第三者に提供することはありません。

1. ① 法令の定めにより、行政機関等の要求に応じる場合
2. ② 保険代理業務の遂行上必要な範囲で、保有する個人情報の一部を保険会社へ提供する場合
3. ③ 賃料およびリハビリサービス利用料の収納に関する金融機関、収納代行会社、賃料保証会社へ提供する場合

4．要配慮個人情報の取扱いについて

当社は、法令に定められた場合を除き、原則として要配慮個人情報の取得、利用または第三者提供を行いません。適切な業務運営上必要とされる場合のみ、要配慮個人情報を取得、利用または第三者提供を行います。その場合はご本人から同意を得るものとし、厳正に取り扱います。

5．特定個人情報等の取扱いについて

当社は、個人番号（マイナンバー）および特定個人情報の取扱いに関し、「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律（マイナンバー法）」 、「個人情報の保護に関する法律」、「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン（事業者編）」を遵守します。

6．開示等の請求および請求手続きについて

当社が取得した個人情報は、当社の「保有個人データ」として取り扱われます。保有個人データについては、本人またはその代理人より利用目的の通知、開示、訂正・追加・削除、利用停止・提供停止・消去・第三者提供記録の開示の要求（以下、合わせて「開示等の請求」といいます）を受けた場合、これに対応します。
※保有個人データに該当する個人情報は、2の(1)をご参照ください。

1. (1) 請求方法
   開示等の請求は、所定の申請書に必要書類を添付の上、「顧客相談窓口」宛にご郵送ください。
   ※宛先は、「プライバシーポリシー　個人情報保護方針に関するお問合せ先」をご確認ください。
2. (2) 提出書類
   開示等の請求を行う場合は、次の申請書をダウンロードし、所定の事項を全てご記入の上ご捺印をお願いします。申請書に本人確認のための書類を同封し、ご郵送下さい。
   • ① 当社所定の申請書：個人情報開示等請求書（クリックしてダウンロードして下さい。）
   • ② 本人確認のための書類：運転免許証、パスポート、健康保険被保険者証、個人番号カード等、公的身分証明書いずれかのコピー　1通
   ※開示等の請求を法定代理人もしくは開示等の請求について本人が委任した代理人が行う場合は、上記の書類に加えて、下記の書類を同封下さい。
   • ③ 法定代理人の場合の提出書類
     • a) 当社所定の申請書　1通
     • b) 戸籍謄本又は登記事項証明書等、法定代理権の存在を証明する書面　1通
     • c) 法定代理人の運転免許証、パスポート、健康保険被保険者証、個人番号カード等、公的身分証明書いずれかのコピー　1通
   • ④ 委任による代理人の場合の提出書類
     • a) 本人実印押印の委任状　1通
     • b) 本人の印鑑証明証　1通
3. (3) 手数料
   開示請求および利用目的通知請求については、手続きに際し手数料をいただきます。手数料および徴収方法は、以下のとおりです。
   • 手数料：書留郵便によるご回答に必要な実費
   • 徴収方法：上記手数料分の郵便切手を、必要書類と一緒にご郵送ください。
   ※返信用切手が不足していた場合、および返信用切手が同封されていなかった場合は、その旨ご連絡申し上げます。所定の期間内にお支払いいただけない場合は、請求がなかったものとして送付いただいた書面をご返送いたします。
4. (4) 回答方法
   申請者の申請書記載住所宛に、書面によってご回答申し上げます。
5. (5) 開示等の請求に関して取得した個人情報の利用目的
   当社は、開示等の請求に伴い取得した個人情報について、請求への対応に必要な範囲のみで取り扱うものとします。提出いただいた書類は、該当請求の日から1年以内に廃棄いたします。
6. (6) 開示等の請求にお応えできない場合
   開示等の請求が次のいずれかに該当する場合は、請求にお応えすることができません。当社が不開示等を決定した場合はその旨、理由を付記して通知申し上げます。また、開示請求および利用目的通知請求については、開示あるいは利用目的通知をしない場合も含めて、上記の手数料を徴収します。
   • ① 本人が確認できない場合（申請書に記載されている住所、本人確認のための書類に記載されている住所、当社の登録住所が一致しないときなど）
   • ② 代理人による申請に際して代理権が確認できない場合
   • ③ 所定の申請書類に不備があった場合
   • ④ 本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害する恐れがある場合
   • ⑤ 当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
   • ⑥ 他の法令に違反することとなる場合

7. 保有個人データの安全管理のために講じた措置について

当社は、個人情報保護法に基づき、保有個人データの安全管理のために以下の措置を講じています。

1. (１)基本方針の策定
   当社では、個人情報保護法および関係法令を遵守し、個人情報を適正に取扱うことについて「個人情報保護方針」を策定し、公表しています。
2. (２)個人データの取扱いに係る規律の整備
   「個人情報保護方針」に基づき、個人情報の取扱いに係る基本事項を定めた規定を策定し、個人データの安全管理のために講じるべき必要かつ適切な措置について定めています。
3. (３)組織的安全管理措置
   個人データの取扱いに関する責任者を設置するとともに、個人データを取り扱う従業者及び当該従業者が取り扱う個人データの範囲を明確にし、法や取扱規程への違反又は兆候を把握した場合の報告連絡体制を整備しています。また、個人データの取扱状況について、定期的に自己点検を行うとともに、内部監査を実施しています。
4. (４)人的安全管理措置
   個人データの取扱いに関して、従業者に定期的な研修を実施しています。また、個人データについての秘密保持に関する事項を就業規則に盛り込むとともに、従業者とは入社時に機密保持契約書を締結しています。
5. (５)物理的安全管理措置
   個人データを取り扱う区域において、従業者の入退室管理を行うとともに、権限を有しない者による個人データの閲覧を防止しています。また、個人データを取り扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するための措置を講じています。
6. (６)技術的安全管理措置
   アクセス制御を実施して、担当者及び取り扱う個人情報データベース等の範囲を限定しています。また、個人データを取り扱う情報システムを外部からの不正アクセスや不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入しています。
7. (７)外的環境の把握
   当社は、外国において個人データを取り扱う場合は、当該外国における個人情報の保護に関する制度を把握したうえで、安全管理措置を講じます。
   ＊当社は外国において個人データを取り扱うことはありません。
   ＊当社は外国にある第三者に個人データならびに個人関連情報の提供は行っていません。

8. 個人情報の取扱いに関してのお問合せ先

当社の個人情報の取り扱いについて、苦情解決・問い合わせを要望される場合は、以下の連絡先にご相談ください。
〒105-0011 東京都港区芝公園2-4-1 芝パークビルA館13階
株式会社レーベンコミュニティ 顧客相談窓口
TEL：03-6876-3470　FAX：03-6890-7710
Eメール：privacy@l-community.co.jp

また、第三者を通じて苦情解決・問い合わせを要望される場合は、以下の認定団体にご相談ください。
なお、当社のサービスに関する問合せ先ではございませんので、ご注意ください。

認定個人情報保護団体の名称

一般財団法人　日本情報経済社会推進協会

苦情の解決の申出先

認定個人情報保護団体事務局
ホームページ：https://www.jipdec.or.jp/
protection_org/u71kba00000000yg.html
電話番号：03-5860-7565　0120-700-779