新しい地域ならではの周辺自治会との交流

新築時の居住者同士のコミュニティづくりのために工夫したことはありますか？

当マンションは、周辺一帯で開発が進められていた区画整備地区に建てられました。新しい地区ということもあり、マンションだけではなく周辺地域と一緒にコミュニティづくりができないかと考えました。新たに立ち上がる自治会設立総会に前期の組合理事の皆様と出席し、当マンションを含めた地域コミュニティづくりを目指しました。実は、これはフロントマンの仕事としては業務範囲外になるのですが、せっかく新しい街が作られていく時期でしたので、あえてご提案させていただきました。

当マンションの居住者が自治会の役員を務めていますし、地域全体の防災訓練に参加するなどして関わりを持っています。周辺の地域とつながりがあると、安心感がありますね。

居住者同士の交流のために取り組んでいることはありますか？

メールボックス付近にホワイトボードを設置しました。落し物の告知など、居住者同士のちょっとした伝達事項を記入するものです。自由に居住者が直接記入できるものなので、気軽なコミュニケーションツールとして活用しています。

資産価値の向上を目指していくのがマンション管理

管理組合の運営について、齋藤さんは新築当時どのように理事会をサポートされましたか？

初めてマンションを購入されたという居住者様が多い中、まず管理組合の運営の仕組みや組織の概要等についてご説明させていただきました。マンション管理は、主役となって進めていくのは居住者様ですが、最初の土台づくりをサポートするのは管理会社の仕事です。フロントマンとして、居住者の皆様の縁の下の力持ちになれればと思っています。

理事長は、組合運営の中で管理会社からのサポートでメリットに感じることはどんなことですか？

理事会に毎回参加して、進行のサポートや新たな提案をしてくださることです。例えば、新たな設備を設置しようとなった時、事前に数社の業者から見積もりをとって、工事の内容や費用など比較しやすい資料とともに理事会で提案してくれました。理事会のメンバーは限られた時間で集まっているので、スムーズに検討を進めることができましたね。齋藤さんは、設備の改善はもちろん、共用部分の光熱費の削減や、災害保険の見直しまで、マンションをより良く管理していくことについて、さまざまな視点から提案してくれます。

日常生活で感じること、気づいたことはどんどん情報共有して話題にすることで、改善に向けて理事会も活発になっていきます。マンションは何もしなくて良くなることはないと思っています。資産価値の向上を目指し、提案し続けることがマンション管理であり、それを具現化することが私たち管理会社の仕事です。

小さな不具合も見逃さず、住み心地良い住まいを実現

齋藤さんはどのくらいの頻度でマンションに訪問されていますか？

少なくとも月に1～2回、多い時は毎週伺っています。天候や時間帯によってマンションのトラブルの現れ方が変わってくるので、あえて夕方や悪天候の日に来てみるなど、訪問のタイミングも工夫していますね。

管理員の方の教育や情報共有はどのように行っていますか？

当社では、フロントマン以外に現場管理の専門部隊がいます。その担当者が管理員に清掃などの管理業務を指導しています。本社でも研修会を開催して、プライバシー保護についての指導も徹底しています。マンション内の業務だけではなく本社で行われる業務も含めて、全体の中で管理員がどんな役割を担っているかを常に伝えています。そうすることで、管理員の業務に対する責任感の向上に繋げています。

清掃も植栽の手入れも行き届いていますね。ゴミ置き場もいつも綺麗に整理されていて、満足しています。

生活する中で生まれた困ったことの解決事例があれば教えてください。

居住者様のお声から実現したのが、マンションの出入り口に事故防止のためにカーブミラーを設置したことです。マンションの前の道路は車が多いのですが、これで安心して出入りできるようになりましたね。また、前理事様から、「マンションの縁石付近に大きな水たまりができて通行に支障が出ている」とご相談いただいたことがありました。理事会で対応を検討し、市の管轄箇所だったため市に連絡して改善することができました。私も訪問時には必ずマンション全体をくまなく巡回し、管理員にも日常的に巡回を強化するよう指導しています。お互い連絡体制を強めて、不具合があればすぐに発見し、より住み心地良いマンションを実現できるよう努めています。

マンション、そして地域に愛着が持てるコミュニティへ

これからどんなマンションコミュニティにしていきたいですか？

積極的に居住者の皆さんに声をかけて、ご意見を吸い上げていきたいですね。また、次の理事会役員にこれまでのノウハウをしっかり伝えていこうと思っています。私も前理事長からのアドバイスで、マンション内の巡回を始めました。防災経路を妨げるものはないか、消火器がすぐ使える状態にあるかなどチェックしています。それまで自分が住むフロア以外に行くことがありませんでしたが、フロアごとに生活の中で出てくる問題やニーズが違うことを知ることができましたね。

さまざまな年齢層の方が住む中で、皆様が一体となって情報共有できるよう工夫していきたいと思います。ホワイトボードや御意見箱の設置、理事会便りの発行など、物理的な方法が年齢を問わず多くの方に届くやり方だと思っています。ほかには、居住者の皆様を対象にしたマンション内の消防設備の確認会を開催し、理事様だけでなく皆様にマンション全体を見ていただく機会を設け、マンションに対する愛着をもってもらえるよう取り組んでいます。お一人お一人に、マンションを良くしようという思いを持っていただきたいですね。今後はさらに、自治会を通して周辺地域との連携をさらに強めていきたいです。イベントを計画するなど、より快適で繋がりを感じられるコミュニティづくりのご支援をしていきたいです。